ملازمت کے درخواست دہندگان کی رازداری کا نوٹس
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ جاب درخواست دہندگان کی رازداری کا نوٹس
ڈیٹا کنٹرولر: ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ، فریڈرک روڈ، ہو فارم انڈسٹریل اسٹیٹ، کِڈر منسٹر، ورسیسٹر شائر، DY11 7RA، 01562 60787، info@essdee.co.uk
بھرتی کے کسی بھی عمل کے حصے کے طور پر، ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ ملازمت کے درخواست دہندگان سے متعلق ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتا ہے اور اس پر کارروائی کرتا ہے۔ ہم اس بارے میں شفاف ہونے کے لیے پرعزم ہیں کہ ہم اس ڈیٹا کو کیسے اکٹھا اور استعمال کرتے ہیں اور ڈیٹا کے تحفظ کی اپنی ذمہ داریوں کو پورا کرتے ہیں۔.
ڈیٹا کے تحفظ کے اصول
آپ کے ذاتی ڈیٹا کے سلسلے میں، ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ ہمیشہ کوشش کرے گا:
- اس پر منصفانہ، قانونی اور واضح، شفاف طریقے سے کارروائی کریں۔
- آپ سے ذاتی ڈیٹا اکٹھا کریں جو آپ کی درخواست پر غور کرنے کے لیے ضروری ہے اور جو بعد میں آپ کی ملازمت کے حصے کے طور پر جمع کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے لیے ضروری ہے۔ ہم آپ کو بتائیں گے کہ ہم آپ سے کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور کیوں
- اسے صرف اس طریقے سے استعمال کریں جس کے بارے میں ہم نے آپ کو بتایا ہے۔
- یقینی بنائیں کہ یہ درست اور تازہ ترین ہے۔
- اپنا ڈیٹا صرف اس وقت تک رکھیں جب تک ہمیں اس کی ضرورت ہو۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا ڈیٹا محفوظ اور محفوظ رکھا گیا ہے اور اس تک رسائی ان لوگوں تک محدود ہے جنہیں ہم آپ کو بتائے گئے مقاصد کے لیے اس پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کون سی معلومات اکٹھا کرتی ہے؟
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کے بارے میں بہت سی معلومات جمع کرتا ہے۔ اس میں شامل ہیں:
- آپ کا نام، پتہ اور رابطے کی تفصیلات بشمول ای میل پتہ اور ٹیلیفون نمبر؛
- آپ کی قابلیت، پیشہ ورانہ رکنیت، تعلیمی تاریخ، مہارت، تجربہ اور ملازمت کی تاریخ کی تفصیلات؛
- آپ کے معاوضے کی موجودہ سطح کے بارے میں معلومات، بشمول فائدہ کے حقوق؛
- آپ کو معذوری ہے یا نہیں؛ اور
- UK میں کام کرنے کے لیے آپ کے استحقاق کے بارے میں معلومات۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ اس معلومات کو مختلف طریقوں سے جمع کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، ڈیٹا CVs، ریزیومے یا کورنگ لیٹر پر مشتمل ہو سکتا ہے۔ آپ کے پاسپورٹ یا دیگر شناختی دستاویزات سے حاصل کیا گیا ہے، یا انٹرویوز یا تشخیص کی دیگر اقسام کے ذریعے جمع کیا گیا ہے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ فریق ثالث سے بھی آپ کے بارے میں ذاتی ڈیٹا اکٹھا کر سکتا ہے، جیسے کہ سابق آجروں کے فراہم کردہ حوالہ جات۔ ہم آپ کو مطلع کریں گے کہ ہم ایسا کر رہے ہیں۔.
ڈیٹا کو مختلف جگہوں پر ذخیرہ کیا جائے گا، بشمول آپ کے ایپلیکیشن ریکارڈ پر، HR مینجمنٹ سسٹمز اور دیگر IT سسٹمز (بشمول ای میل) پر۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کا ڈیٹا یورپی اکنامک ایریا سے باہر کے ممالک میں منتقل نہیں کرے گا۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کیوں کرتا ہے
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو ملازمت کے لیے آپ کی درخواست کا جائزہ لینے کے لیے آپ کی درخواست پر اقدامات کرنے کے لیے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ کے ساتھ ملازمت کا معاہدہ کرنے کے لیے ہمیں آپ کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی بھی ضرورت پڑ سکتی ہے۔.
کچھ معاملات میں، ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم اپنی قانونی ذمہ داریوں کی تعمیل کر رہے ہیں۔ مثال کے طور پر، ہمیں ملازمت شروع ہونے سے پہلے ایک کامیاب درخواست دہندہ کی یوکے میں کام کرنے کی اہلیت کی جانچ کرنی ہوگی۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کی بھرتی کے عمل کے دوران ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے اور اس عمل کا ریکارڈ رکھنے میں جائز دلچسپی ہے۔ ملازمت کے درخواست دہندگان کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے سے ہمیں بھرتی کے عمل کو منظم کرنے، ملازمت کے لیے امیدوار کی مناسبیت کا اندازہ لگانے اور اس کی تصدیق کرنے، یہ فیصلہ کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ کس کو نوکری کی پیشکش کی جائے، تربیت کی ضروریات کا اندازہ لگایا جائے اور تنخواہ اور دیگر فوائد کے بارے میں فیصلے کیے جائیں۔ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو قانونی دعووں کا جواب دینے اور دفاع کرنے کے لیے نوکری کے درخواست دہندگان کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی بھی ضرورت پڑ سکتی ہے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ معذوری کے حامل امیدواروں کے لیے معقول ایڈجسٹمنٹ کرنے کے لیے درخواست دہندگان کے معذور ہیں یا نہیں اس بارے میں معلومات پر کارروائی کر سکتے ہیں۔ یہ ہماری قانونی ذمہ داریوں کو پورا کرنے اور ملازمت کے سلسلے میں مخصوص حقوق کا استعمال کرنا ہے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ، بعض صورتوں میں، درخواست کے عمل کے دوران صحت سے متعلق معلومات پر کارروائی کر سکتا ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا درخواست دہندگان ملازمت کے اندرونی حصے کو انجام دینے کے قابل ہوں گے۔ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ ملازمت کی پیشکش کے بعد امیدواروں کے بارے میں صحت کی معلومات پر بھی کارروائی کرتی ہے۔ ہر معاملے میں، یہ مساوات ایکٹ 2010 کے سیکشن 60 کے مطابق اس بات کو یقینی بنانے کے مقصد سے کیا جائے گا کہ امیدوار پیش کردہ ملازمت کے بنیادی فرائض انجام دینے کے قابل ہے۔.
اگر آپ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کے ساتھ ملازمت حاصل کرنے میں ناکام رہتے ہیں، تو ہم آپ کا ذاتی ڈیٹا فائل میں رکھ سکتے ہیں اگر مستقبل میں روزگار کے مواقع موجود ہوں جن کے لیے آپ موزوں ہو سکتے ہیں۔ اس مقصد کے لیے آپ کا ڈیٹا رکھنے سے پہلے ہم آپ کی رضامندی طلب کریں گے اور آپ کسی بھی وقت اپنی رضامندی واپس لینے کے لیے آزاد ہیں۔.
ڈیٹا تک کس کی رسائی ہے؟
آپ کا ڈیٹا، ضرورت کے مطابق، آپ کی درخواست کا جائزہ لینے کے مقاصد کے لیے اندرونی طور پر شیئر کیا جائے گا۔ ممکنہ طور پر اسے HR اور بھرتی کرنے والی ٹیم کے اراکین، بھرتی کے عمل میں شامل انٹرویو لینے والوں، کاروباری شعبے میں خالی جگہ والے مینیجرز اور IT عملے کے ساتھ شیئر کیا جائے گا اگر ان کے کردار کی کارکردگی کے لیے ڈیٹا تک رسائی ضروری ہے۔ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کے ڈیٹا تک رسائی کو ان عملے تک محدود کرنے کی کوشش کرے گا جن کے پاس اسے دیکھنے کی جائز وجہ ہے اور وہ آپ کے ڈیٹا کو ہر وقت محفوظ رکھنے کی کوشش کرے گا۔.
درخواست کے جائزے، ملازمت سے پہلے کی جانچ پڑتال اور حوالہ جات
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کے ڈیٹا کی ایک مناسب حد تک فریق ثالث کے ساتھ شیئر کر سکتا ہے تاکہ آپ کے لیے سابق آجروں سے حوالہ جات حاصل کیے جا سکیں۔ اگر انٹرویو سے پہلے یا ملازمت کی پیشکش سے پہلے حوالہ جات طلب کیے جاتے ہیں، تو ہم ایسا کریں گے جہاں آپ نے ہمیں ایسا کرنے کے لیے اپنی واضح رضامندی دی ہے۔ اگر ملازمت کے لیے آپ کی درخواست کامیاب ہو جاتی ہے اور ہم آپ کو ملازمت کی پیشکش کرتے ہیں، تو ہم آپ کے لیے حوالہ جات حاصل کرنے کے لیے آپ کا ڈیٹا سابق آجروں کے ساتھ شیئر کریں گے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کا ڈیٹا تیسرے فریق کے ساتھ وصول اور شیئر کر سکتا ہے جو بھرتی کی مشق کے مقاصد کے لیے خدمات کی فراہمی کے سلسلے میں ہماری جانب سے ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں، مثال کے طور پر ہماری جانب سے درخواستوں کو ماخذ، وصول اور/یا شارٹ لسٹ کرنا۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ اس بات کو یقینی بنانے کی کوشش کرتا ہے کہ آپ کے ڈیٹا کی حفاظت کے لیے یہ پروسیسنگ کرنے والے کسی بھی تیسرے فریق کے ساتھ مخصوص معاہدے کے معاہدے موجود ہوں۔ یہ ذیل میں مزید تفصیل سے بیان کیا گیا ہے۔.
خودکار فیصلہ سازی۔
بھرتی کا عمل مکمل طور پر خودکار فیصلہ سازی پر مبنی نہیں ہے۔.
اگر ہم اپنے فیصلہ سازی کے عمل میں تشخیص کی کوئی خودکار شکل استعمال کرتے ہیں تو ہم آپ کو پہلے ہی بتا دیں گے۔ آپ کو یہ درخواست کرنے کا حق حاصل ہے کہ آپ کی درخواست کا اندازہ خودکار عمل کے ذریعے نہیں کیا جاتا ہے۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کیسے کرتی ہے ؟
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ آپ کے ڈیٹا کی حفاظت کو سنجیدگی سے لیتا ہے۔ ہم داخلی پالیسیوں اور کنٹرولز کو برقرار رکھتے ہیں جو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے بنائے گئے ہیں کہ آپ کا ڈیٹا ضائع نہ ہو، حادثاتی طور پر تباہ نہ ہو، غلط استعمال یا افشاء نہ ہو، اور اس تک رسائی حاصل نہ ہو سوائے ہمارے ملازمین کے اپنے فرائض کی مناسب کارکردگی کے دوران۔.
ڈیٹا کو محفوظ کرنے کے طریقوں میں ڈیٹا پروٹیکشن پالیسی کا ہونا، ڈیٹا برقرار رکھنے کے پروٹوکولز پر عمل کرنا، ڈیٹا تک رسائی کو صرف ان عملے تک محدود کرنا جن کو اپنے فرائض کے حصے کے طور پر اس تک رسائی کی ضرورت ہے، پاس ورڈ پروٹیکشن کا استعمال، فائر وال پروٹیکشن اور انکرپشن ٹیکنالوجی کا استعمال، ذاتی ڈیٹا پر مشتمل کاغذی دستاویزات کو تصرف میں شامل کرنا، سٹاف کی حفاظت کے قابل ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے حفاظتی ڈیٹا کو محفوظ کرنا۔.
جہاں ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ ہماری طرف سے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کے لیے فریق ثالث کو مشغول کرتا ہے، وہ ایسا صرف تحریری ہدایات کی بنیاد پر کرتے ہیں، رازداری کے فرض کے تحت ہوتے ہیں اور آپ کے ڈیٹا کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے مناسب تکنیکی اور تنظیمی اقدامات پر عمل درآمد کرنے کے پابند ہوتے ہیں۔.
ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کتنی دیر تک ڈیٹا رکھتا ہے؟
ڈیٹا کے تحفظ کے اصولوں کے مطابق، ہم آپ کا ڈیٹا صرف اس وقت تک رکھیں گے جب تک ہمیں اس کی ضرورت ہو۔ اگر ملازمت کے لیے آپ کی درخواست ناکام ہو جاتی ہے، تو ہم متعلقہ بھرتی کے عمل کے اختتام کے بعد ایک سال تک آپ کا ڈیٹا فائل پر رکھیں گے۔.
اگر آپ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو اپنا ذاتی ڈیٹا فائل میں رکھنے کی اجازت دینے پر اتفاق کرتے ہیں، تو ہم مستقبل کے روزگار کے مواقع پر غور کے لیے آپ کا ڈیٹا فائل پر رکھیں گے۔ اس مدت کے اختتام پر آپ کا ڈیٹا حذف یا تباہ ہو جاتا ہے۔.
اگر ملازمت کے لیے آپ کی درخواست کامیاب ہو جاتی ہے، تو بھرتی کے عمل کے دوران اکٹھا کیا گیا ذاتی ڈیٹا رکھا جائے گا اور آپ کے عملے کی فائل میں منتقل کر دیا جائے گا اور آپ کی ملازمت کے دوران برقرار رکھا جائے گا۔ وہ ادوار جن کے لیے آپ کا ڈیٹا رکھا جائے گا ہمارے ڈیٹا کو برقرار رکھنے کے پروٹوکول میں بیان کیا گیا ہے۔.
اگر آپ ذاتی ڈیٹا فراہم نہیں کرتے ہیں تو کیا ہوگا؟
آپ کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی ایک وجہ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو بھرتی کے موثر عمل کو انجام دینے کی اجازت دینا ہے۔ جب کہ آپ بھرتی کے عمل کے دوران ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کو ڈیٹا فراہم کرنے کے لیے کسی قانونی یا معاہدے کی ذمہ داری کے تحت نہیں ہیں، اگر آپ معلومات فراہم نہیں کرتے ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ ہم آپ کی درخواست پر مناسب طریقے سے یا بالکل بھی کارروائی نہ کر سکیں۔.
آپ کے حقوق
ڈیٹا سبجیکٹ کے طور پر، آپ کے پاس موجودہ اور نئے ڈیٹا پروٹیکشن قانون سازی کے تحت بہت سے حقوق ہیں۔ خلاصہ یہ ہیں:
- مطلع کرنے کا حق. اس کا مطلب یہ ہے کہ ہمیں آپ کو بتانا چاہیے کہ ہم آپ کا ڈیٹا کیسے استعمال کرتے ہیں، اور یہ اس پرائیویسی نوٹس کا مقصد ہے۔
- کسی بھی غلطی کو درست کرنے کا حق۔ اگر آپ کے بارے میں ہمارے پاس موجود کوئی بھی ڈیٹا نامکمل یا غلط ہے، تو آپ اسے درست کرنے کے لیے ہم سے مطالبہ کر سکتے ہیں
- آپ کے بارے میں ذاتی معلومات حاصل کرنے کا حق حذف کر دیا گیا ہے۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ ہم آپ کے ڈیٹا پر کارروائی کرنا بند کردیں، تو آپ کو یہ حق حاصل ہے کہ ہم اسے اپنے سسٹمز سے حذف کرنے کے لیے کہیں جہاں آپ کو یقین ہے کہ ہمارے پاس اس پر کارروائی جاری رکھنے کی کوئی وجہ نہیں ہے۔
- ڈیٹا کی پروسیسنگ کو محدود کرنے کا حق۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کو لگتا ہے کہ ہمارے پاس جو ڈیٹا ہے وہ غلط ہے، تو آپ ہم سے ڈیٹا کی پروسیسنگ بند کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں (جب تک کہ اسے درست نہیں کیا جاتا)
- پورٹیبلٹی کا حق۔ آپ اس ڈیٹا کو منتقل کر سکتے ہیں جو ہم آپ کے اپنے مقاصد کے لیے کسی دوسری تنظیم کو دے سکتے ہیں۔
- آپ کے ڈیٹا کے استعمال یا اس پر کارروائی کرنے کے طریقے پر اعتراض کرنے کا حق
- آپ کے ذاتی ڈیٹا کی بنیاد پر کسی بھی خودکار فیصلہ سازی اور پروفائلنگ کو منظم کرنے کا حق۔ آپ کو یہ حق حاصل ہے کہ آپ خودکار فیصلہ سازی کے تابع نہ ہوں جس سے آپ کے قانونی حقوق پر منفی اثر پڑے۔.
جہاں آپ نے ہمارے ڈیٹا کے استعمال کے لیے رضامندی فراہم کی ہے، وہیں آپ کو کسی بھی وقت اس رضامندی کو واپس لینے کا غیر محدود حق بھی حاصل ہے۔ آپ کی رضامندی واپس لینے کے کوئی نتائج نہیں ہوں گے۔ آپ کی رضامندی واپس لینے کا مطلب یہ ہے کہ ہم اس ڈیٹا پر کارروائی کرنا بند کر دیں گے جسے آپ نے پہلے استعمال کرنے کی اجازت دی تھی، تاہم اگر ہمارے پاس ایسا کرنے کی کوئی قانونی وجہ یا قانونی بنیاد ہے تو ہم آپ کے ڈیٹا پر کارروائی جاری رکھ سکتے ہیں۔.
اگر آپ ان حقوق میں سے کسی کو استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ نوٹس کے اوپر دی گئی تفصیلات کا استعمال کرتے ہوئے ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ کے ڈیٹا کنٹرولر سے رابطہ کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔.
اگر آپ کو یقین ہے کہ ایجوکیشنل آرٹ اینڈ کرافٹ سپلائیز لمیٹڈ نے آپ کے ڈیٹا کے تحفظ کے حقوق کی تعمیل نہیں کی ہے تو آپ انفارمیشن کمشنر سے شکایت کر سکتے ہیں۔ آپ ایسا کرنے کے بارے میں مزید معلومات https://ico.org.uk/concerns/